I software gestionali: caratteristiche e consigli per il design e lo sviluppo

Nell’era digitale in cui le aziende devono far fronte a una concorrenza sempre più serrata e ad un mercato in continua evoluzione, la gestione aziendale efficace e l’ottimizzazione delle risorse sono diventate ormai un aspetto fondamentale e prioritario e i software gestionali non possono mancare tra gli strumenti.

Fortunatamente, i software gestionali, veri e propri alleati per l’efficienza aziendale, si rivelano strumenti essenziali e indispensabili per semplificare processi, integrare flussi di lavoro e migliorare la produttività.

Ogni azienda, a prescindere dalla sua dimensione, necessita di avere dei software gestionali. Che si tratti di gestire i propri clienti e gli ordini, le presenze dei lavoratori, la gestione dei progetti, risulta fondamentale per mantenere l’organizzazione in un’azienda.

Per migliorare e ottimizzare i processi aziendali, gli sviluppatori possono creare differenti gestionali su misura, in base alle necessità delle aziende. Personalizzare il software ERP, può evitare diverse rogne, garantendo ad ogni reparto di lavorare a progetti con maggiore stabilità, organizzazione e coordinamento.

Per questo motivo è importante sapere per definizione cos’è un software gestionale ed essere informati sulle best practice per renderlo un prodotto funzionale e ottimizzato per la vostra azienda, così da adattarlo meglio a quelli che sono i requisiti di partenza.

Esploreremo a fondo i software gestionali, fornendo informazioni preziose sulle loro caratteristiche principali, le tipologie più utilizzate, i consigli UX/UI per il design di un’interfaccia intuitiva e coinvolgente.

Cos’è un software gestionale?

I software gestionali, noti anche come Enterprise Resource Planning (ERP), rappresentano una soluzione informatica avanzata che si pone l’obiettivo di semplificare e automatizzare una vasta gamma di processi aziendali. Grazie alla loro complessità e all’ampia gamma di funzionalità che offrono, questi strumenti rappresentano un punto di riferimento per le aziende di ogni settore e dimensione.

Un software gestionale consente di gestire in modo centralizzato e integrato le attività aziendali, tra cui la contabilità, le risorse umane, le vendite, gli acquisti, la produzione, la gestione delle scorte e molti altri. Grazie alla loro flessibilità e personalizzazione, questi strumenti possono essere adattati alle esigenze specifiche di ogni azienda, garantendo una visione globale dell’attività e un’ottimizzazione dei flussi di lavoro.

In particolare, l’utilizzo di un software gestionale consente di monitorare le operazioni aziendali, come la gestione dei clienti, la fatturazione, la gestione del personale, la contabilità e altro ancora. Grazie alla possibilità di mantenere i dati della propria azienda sempre aggiornati e organizzati, questi strumenti consentono di facilitare e migliorare processi, decisioni e strategie aziendali, garantendo un notevole risparmio di tempo e risorse a livello aziendale.

Principali caratteristiche dei software gestionali

Le caratteristiche chiave che accomunano tutti i software gestionali sono fondamentali per garantire la loro efficacia e l’utilizzo ottimale da parte degli utenti:

• Moduli funzionali: Un insieme di moduli specifici copre diverse aree aziendali, permettendo la gestione integrata dei processi. Ogni modulo è progettato per gestire funzioni specifiche, ad esempio, la gestione delle risorse umane, la contabilità, la gestione delle scorte, la produzione, le vendite e il customer relationship management (CRM).
• Integrazione: Caratteristica fondamentale per un software gestionale. Prevede che tutte le funzionalità e i moduli siano strettamente collegati tra loro, in questo modo lo scambio di dati avviene in modo fluido e immediato. Il vantaggio è di evitare la necessità di duplicazione dei dati, garantendo coerenza delle informazioni aziendali in ogni dipartimento.
• Automazione dei processi: L’automatizzazione dei processi aziendali è d’obbligo per un gestionale, riducendo quindi la dipendenza da attività manuali, così da risparmiare tempo. L’automazione riduce gli errori e fa il lavoro sporco per il personale, come compiti ripetitivi e lasciando più spazio ad attività strategiche.
• Reporting e analisi: I software gestionali offrono funzionalità di reporting e analisi avanzate. Gli utenti possono creare report personalizzati e grafici per la visualizzazione dei dati aziendali in modo più accurato e dettagliato. Questo aiuta i dirigenti a prendere decisioni strategiche basate su dati aggiornati e chiari.
• Sicurezza dei dati: La sicurezza è sicuramente uno degli aspetti maggiormente critici per i software gestionali. I sistemi devono assicurare la protezione delle informazioni aziendali sensibili, evitando accessi non autorizzati. Per questo sono necessari sistemi di autenticazione e crittografia dei dati, fondamentali per mantenere la sicurezza dei dati aziendali.

Tipologie di software gestionali più utilizzate

Le aziende hanno a disposizione un’ampia gamma di software gestionali tra cui scegliere, ciascuno con funzionalità specifiche atte a soddisfare le loro esigenze. Oltre alle tipologie comuni di software gestionale, ve ne sono altri specifici per determinati settori o funzioni aziendali.

Ad esempio, ci sono software dedicati alla gestione della produzione, alla gestione degli acquisti, della logistica e così via. Questi software sono stati progettati per soddisfare le esigenze specifiche di tali settori e funzioni aziendali.

Tuttavia, per una scelta consapevole e mirata, è importante conoscere le tipologie più comuni di software gestionali. Tra le varie tipologie, i più utilizzati sono:

• ERP (Enterprise Resource Planning): si tratta di un software gestionale completo ed estremamente diffuso che integra tutti i processi aziendali in una piattaforma unificata. L’ERP copre una vasta gamma di funzioni, tra cui i processi amministrativi, finanziari, di produzione, le risorse umane e il CRM.
• CRM (Customer Relationship Management): il software CRM è focalizzato sulla gestione delle relazioni con i clienti. Si concentra sulla gestione delle interazioni con i clienti, la fidelizzazione di quelli esistenti e l’acquisizione di nuovi. Questo tipo di software è particolarmente utile per le aziende orientate al cliente e ai servizi.
• SCM (Supply Chain Management): il sistema SCM si concentra sulla gestione dell’intera catena di approvvigionamento, inclusi fornitori, produzione, distribuzione e logistica. Questo tipo di software ottimizza il flusso delle merci, riduce i tempi di consegna e migliora l’efficienza della catena di fornitura.
• HRM (Human Resource Management): l’HRM è dedicato alla gestione delle risorse umane e delle attività legate al personale. Include funzioni per la gestione delle assunzioni, valutazione delle prestazioni, formazione, ferie e amministrazione del personale.
• Software di gestione finanziaria e contabile: questo tipo di software gestionale facilita la gestione finanziaria e contabile dell’azienda. Offre funzionalità per la contabilità generale, la contabilità dei fornitori, la contabilità dei clienti e la generazione di report finanziari.

Inoltre, scegliere il software gestionale giusto è fondamentale per garantire un’efficace gestione aziendale e il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Pertanto, è importante prendersi il tempo necessario per valutare le esigenze dell’azienda e scegliere il software gestionale più adatto.

Passiamo ai consigli di UX/UI Design

Progettare un’interfaccia utente che funzioni e che sia usabile ed efficiente è fondamentale per garantire dei software gestionali ottimali ed efficaci per gli utenti. Qui di seguito esporremo diversi consigli UX/UI per un perfetto design:

• Coinvolgere gli utenti durante il processo di design: Conoscere i futuri utilizzatori del gestionale e comprendere a pieno i loro bisogni è il primo passo verso una progettazione di successo. Condurre una ricerca sui potenziali utenti della piattaforma ti fornirà dati importanti che faranno la differenza. Coinvolgere gli utenti chiave fin dalle prime fasi del processo di design, svolgere ricerche, interviste e test di usabilità per comprendere le esigenze, le aspettative e i flussi di lavoro degli utenti aiuterà a creare un’interfaccia che si adatta meglio alle loro necessità. I software gestionali, sono famosi per essere molto simili tra loro e ingarbugliati nelle funzionalità, se sei già preparato su cosa gli utenti si aspettano e cosa vorrebbero evitare, ti assicuro che questo verrà apprezzato.
• Organizzare il layout in modo logico: Con un layout organizzato e ben strutturato, la comprensione dell’interfaccia sarà più chiara per gli utenti. Utilizzare la gerarchia per raggruppare funzioni ed elementi correlati e disporle in modo tale che gli utenti si aspettino dove trovarle. Se il layout è pulito e ordinato, il rischio di generare confusione si riduce e le task saranno più semplici da portare a termine per gli utilizzatori.
• Utilizzare elementi di design familiari: Utilizzare elementi di design standard e familiari agli utenti per migliorare la comprensione e l’usabilità dell’interfaccia. Ad esempio, utilizzare icone riconoscibili e simboli universali per rappresentare azioni comuni.
• Design responsive: Assicurarsi che l’interfaccia si adatti a diverse dimensioni di schermo e dispositivi. Gli utenti dovrebbero poter accedere al gestionale da computer desktop, laptop, tablet o smartphone senza problemi di usabilità.
• Feedback visivi: Fornire feedback visivi agli utenti quando compiono azioni o completano attività. Ad esempio, cambiare lo stato di un pulsante dopo che è stato cliccato per indicare che l’azione è stata eseguita con successo. Inoltre, fornire indicazioni chiare sui passaggi da seguire per completare le azioni o messaggi sulle task completate con successo.
• Semplificare le interazioni: Ridurre al minimo il numero di passaggi necessari per completare un’azione. Mantenere i flussi di lavoro semplici e chiari per evitare frustrazioni agli utenti. L’obiettivo è rendere l’interfaccia il più intuitiva e fluida possibile per facilitare l’utilizzo del software da parte degli utenti.
• Error handling intuitivo: Quando gli utenti commettono errori, fornire messaggi di errore chiari e orientati alla soluzione. Suggerire come correggere l’errore e fornire istruzioni per evitare problemi futuri. Un sistema di gestione degli errori efficace riduce la frustrazione degli utenti e migliora l’esperienza d’uso complessiva.

Tirando le somme, i software gestionali sono uno strumento fondamentale per l’ottimizzazione delle operazioni aziendali. Grazie alla loro capacità di integrare, automatizzare e garantire la sicurezza dei dati, i software gestionali semplificano la gestione aziendale e promuovono la crescita dell’azienda. Inoltre, la scelta della tipologia di software più adatta alle esigenze dell’azienda e un’adeguata progettazione UX/UI sono fondamentali per il successo e la soddisfazione degli utenti.

Con le tecnologie di sviluppo all’avanguardia, i software gestionali continuano ad evolversi e a fornire soluzioni sempre più avanzate per le esigenze aziendali. Alcune delle nuove funzionalità includono l’integrazione con i social media, l’analisi dei dati in tempo reale e l’accesso mobile ai dati aziendali. Tutte queste caratteristiche rendono i software gestionali uno strumento ancora più potente per l’ottimizzazione delle operazioni aziendali.

Inoltre, i software gestionali possono offrire un vantaggio competitivo alle aziende che li utilizzano correttamente. Grazie alla loro capacità di raccogliere e analizzare grandi quantità di dati, i software gestionali possono aiutare le aziende a prendere decisioni strategiche basate sui dati. Ciò significa che le aziende possono identificare le tendenze di mercato, valutare le prestazioni aziendali e perché no, prevedere i risultati futuri. In questo modo, le aziende possono affrontare le sfide del futuro con sicurezza e determinazione.

In sintesi, i software gestionali sono uno strumento essenziale per l’ottimizzazione delle operazioni aziendali. Grazie alle loro caratteristiche avanzate e alla loro capacità di evolversi, i software gestionali continuano a fornire soluzioni sempre più efficaci per le esigenze aziendali. Utilizzandoli correttamente, le aziende possono ottenere un vantaggio competitivo e affrontare il futuro con sicurezza e determinazione.